Allgemeine Teilnahmebedingungen (ATB)

1. Vorbemerkungen

Veranstaltet werden die WIK-Events durch die IPlaCon GmbH, Planitzer Straße 2, 08056 Zwickau, im Folgenden „Veranstalter“ genannt. Diese ATB regeln das Vertragsverhältnis zwischen Leistungsbesteller, Aussteller, Teilnehmer, Anmelder sowie deren Erfüllungsgehilfen und Dienstleistern, im Folgenden „Teilnehmer“ genannt, und dem Veranstalter.

2. Anmeldung und Zulassung

1. Die Buchung einer Veranstaltungsteilnahme mit eigener Präsentationsfläche ist ausschließlich über die Buchung eines Leistungspakets möglich.
2. Der Vertrag kommt nach erfolgter Anmeldung seitens des Teilnehmers erst durch die schriftliche Auftragsbestätigung des Veranstalters und vorbehaltlich verfügbarer Präsentationsflächen/ Teilnehmerplätze zustande.
3. Der Teilnehmer ist verpflichtet, die erhaltene Auftragsbestätigung auf Richtigkeit zu überprüfen und eventuelle Unstimmigkeiten binnen acht (8) Tagen schriftlich an den Veranstalter zu melden.
4. Mit der Anmeldung zur Veranstaltung erkennt der Teilnehmer diese ATB und die jeweils geltenden Hygieneregeln an.
5. Der Veranstalter ist berechtigt, aus konzeptionellen Gründen eine Beschränkung der angemeldeten Ausstellungsgegenstände sowie eine Veränderung der angemeldeten Fläche vorzunehmen, insbesondere bei sicherheitsrelevanten Aspekten.
6. Der Teilnehmer hat keinen Anspruch auf Ausschluss von Mitwettbewerbern oder Beschränkung der Anzahl der Mitwettbewerber. Der Veranstalter kann, wenn es für die Erreichung des Veranstaltungszweckes erforderlich ist, die Veranstaltung auf bestimmte Aussteller-, Anbieter- und Besuchergruppen beschränken.

3. Mitteilnehmer und zusätzlich vertretene Unternehmen/ juristische Personen

1. Teilnehmern ist es nicht gestattet, die erworbenen Leistungen/ das Leistungspaket insbesondere die Präsentationsfläche mit anderen Unternehmen ohne schriftliche Genehmigung des Veranstalters zu teilen, unter zu vermieten, zu tauschen oder auf der Präsentationsfläche für andere Unternehmen/ juristische Personen als das des angemeldeten Teilnehmers zu werben.
    

4. Beteiligungspreise und Rechnungen

1. Frühestens drei (3) Monate vor Veranstaltung erhält der Teilnehmer eine Rechnung mit terminiertem Zahlungsziel und dem zu zahlenden Betrag für das entsprechend bestellte Auftragsvolumen. Für Anmeldungen, die später als 3 Monate vor der Veranstaltung eingehen, erfolgt eine sofortige Rechnungslegung. Die vorherige und volle Bezahlung der Rechnungsbeträge ist Voraussetzung für den Bezug der Ausstellungsfläche und für die Aushändigung der Ausstellerausweise. In einer ggf. individualvertraglich geregelten Abweichung von dieser Regelung ist keine Stundung zu sehen. Wenn der Aussteller abweichend von der Anmeldung Änderungen wünscht, die eine Modifizierung in der Rechnungsstellung zur Folge haben, ist die IPlaCon GmbH berechtigt, eine Gebühr von 30,00 € zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer zu erheben.
2. Die Energiekosten betragen 10,00 EUR/m² pro belegte Präsentationsfläche und sind in den Teilnahmegebühren enthalten.
3. Lässt der Teilnehmer sein Ausstellungsgut über einen Drittanbieter liefern und ist zum Zeitpunkt der Lieferung selbst nicht anwesend, sodass dem Veranstalter durch die Annahme und Verräumung des Ausstellungsguts Mehraufwände entstehen, so ist der Teilnehmer zur Zahlung einer Servicepauschale von 50,00 EUR netto pro angefangene Stunde verpflichtet. Diese wird dem Teilnehmer sofort nach der Veranstaltung in Rechnung gestellt. Plant der Teilnehmer die Anlieferung ohne selbst vor Ort zu sein, so hat er dies beim Veranstalter mind. eine (1) Woche vor Veranstaltungsbeginn zu beantragen und erhält darüber eine Rechnung zur Servicepauschale. Bei Entgegennahme durch den Veranstalter haftet dieser weder für Schäden an Messe-/ Ausstellungsgegenständen und an der Standausrüstung sowie für Folgeschäden noch für die Vollständigkeit oder Termintreue des Drittanbieters.
4. Der Teilnehmer hat in seinem gebuchten Messepaket maximal einen Parkplatz für einen PKW in dem vom Veranstalter ausgewiesenen Parkbereich inklusive. Dieser ist vor der Veranstaltung über das Messeportal WIKWAY.de bis spätestens zum Anmeldeschluss der jeweiligen Veranstaltung anzumelden. Ggf. dafür anfallende Parkgebühren übernimmt der Veranstalter. Dieser Anspruch besteht nur so lange der Vorrat (Parkplatzangebot) reicht.
    

5. Vertragsauflösung

1. Eine kostenreduzierende Stornierung der Teilnahme ist bis drei (3) Monate vor Veranstaltungsbeginn möglich. Das heißt, hat der Teilnehmer zum Zeitpunkt der Beendigung oder Auflösung eines Vertrages aus einem erworbenen Leistungspaket bereits (Teil-) Leistungen in Anspruch genommen oder wurden vom Veranstalter Produkt- und Leistungskontingente bereitgestellt (unabhängig davon ob diese tatsächlich genutzt wurden), so wird dem Teilnehmer diese Leistung zum Preis der Einzelleistung lt. aktueller Preisliste in Rechnung gestellt. Bei einer Stornierung zu einem späteren Zeitpunkt, Nichtteilnahme oder teilweiser Nutzung der Fläche ist der gesamte Paketpreis (100 %) zu tragen, auch wenn der Veranstalter die Präsentationsfläche neu vergeben hat. Teilnehmer, die ihre Präsentationsfläche nicht bis spätestens 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn bezogen haben, verlieren ihr Anrecht auf die Präsentationsfläche.
    

6. Veranstaltungsabsage bzw. -verlegung, Unmöglichkeit

1. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die Veranstaltung abzusagen, wenn nicht genügend Anmeldungen erfolgen. Der Veranstalter kann außerdem Teilnehmer ohne Angabe von Gründen von der Veranstaltung ausschließen. In diesen Fällen werden bereits durch den Teilnehmer gezahlte Beträge mit in Anspruch genommenen und gelieferten Leistungen lt. Einzelpreisliste verrechnet und der überzahlte Anteil zurückerstattet.
2. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, aus wichtigem Grund die Veranstaltung zeitlich oder räumlich zu verlegen ohne, dass der Teilnehmer deshalb ein Recht auf Rücktritt geltend machen oder Schadenersatz fordern kann.
3. Ist der Veranstalter infolge höherer Gewalt oder aus anderen nicht von ihm zu vertretenden Gründen gezwungen, einen oder mehrere Veranstaltungsbereiche vorübergehend oder auch für längere Zeit zu räumen bzw. die Veranstaltung zu verlängern, zu verkürzen, zu verschieben oder auch abzusagen, so erwachsen dem Teilnehmer daraus weder Rücktritts- oder Kündigungsrechte, noch sonstige Ansprüche, insbesondere Schadenersatzansprüche, gegenüber dem Veranstalter.
   Erfolgt die Veranstaltungsabsage durch behördliche Anordnung oder infolge höherer Gewalt bzw. Unmöglichkeit der Leistungserbringung seitens des Veranstalters bis spätestens zwei (2) Tage vor dem festgelegten Veranstaltungstag, erhält der Teilnehmer eine Teilrückzahlung des gebuchten Veranstaltungspaketes. Das heißt, hat der Teilnehmer zum Zeitpunkt der Veranstaltungsabsage aus einem erworbenen Leistungspaket bereits (Teil-) Leistungen in Anspruch genommen oder wurden vom Veranstalter Produkt- und Leistungskontingente bereitgestellt (unabhängig davon ob diese tatsächlich genutzt wurden), so wird dem Teilnehmer diese Leistung zum Preis der Einzelleistung lt. aktueller Preisliste in Rechnung gestellt. Außerdem sind die auf Veranlassung des Teilnehmers bereits entstandenen Kosten sowie eine Marketingpauschale in Höhe von 100,00 EUR netto zu entrichten. Muss die Veranstaltung infolge höherer Gewalt bzw. Unmöglichkeit der Leistungserbringung oder auf behördliche Anordnung später oder am Veranstaltungstag selbst geschlossen werden, sind alle vom Teilnehmer zu tragenden Kosten bzw. der Paketpreis in voller Höhe zu bezahlen.
    

7. Haftung, Versicherung und Schadensersatzansprüche

1. Die Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken, insbesondere während des Transportes und der Veranstaltung, wie vor allem Beschädigung und Diebstahl, obliegt dem Teilnehmer selbst. Der Veranstalter haftet außerhalb der gesetzlichen Haftpflicht nicht für: Verluste, Schäden oder Folgeschäden an Standausstattung und Exponaten sowie Schäden oder Folgeschäden, die Personen auf dem Veranstaltungsgelände erleiden. Der Veranstalter übernimmt keine Obhutspflicht für ein eingebrachtes Ausstellungsgut, für Standausrüstung und für Gegenstände, die sich im Eigentum der auf dem Stand tätigen Person befinden. Der Teilnehmer haftet für alle Personen- und Sachschäden sowie Folgeschäden, die durch seine Veranstaltungsteilnahme Dritten gegenüber verursacht werden, einschließlich der Schäden, die am Veranstaltungsgebäude oder -gelände entstehen.
2. Für Schwankungen oder Unterbrechungen der Versorgung mit Medien, einschließlich Strom und Internet, haftet der Veranstalter nicht.
3. Schadenersatzansprüche sind ausgeschlossen, wenn die Besuchererwartungen des Teilnehmers oder des Veranstalters nicht erreicht werden, der erwartete Erfolg ausbleibt oder bei angeblich falscher oder unterbliebener Veranstaltungspromotion.
    

8. Ausstellerausweise

1. Sogenannte „Ausstellerausweise“, die vom Veranstalter verteilt werden und zum Betreten des Cateringbereichs berechtigen sind über das Online-Portal WIKWAY rechtzeitig zu bestellen. Bei Missbrauch der Ausweise, z.B. durch Weitergabe an unberechtigte Dritte, haftet der Teilnehmer mit einer Vertragsstrafe von 100,00 Euro pro Fall.   
    

9. Auf-, Abbau und Betreuung der Präsentationsfläche

1. Eine Präsentationsfläche wird durch den Veranstalter zugewiesen. Die Benutzung eigener Präsentationsmittel ist auf die zugewiesene Fläche und Räumlichkeiten zu begrenzen. Das Bekleben der Wände und des Bodens außerhalb der explizit dafür vorgesehenen Stellen ist untersagt. Eine aktive Produktwerbung auf der Veranstaltung, die nicht zu dem Zweck der Veranstaltung dient, ist ohne schriftliche Genehmigung des Veranstalters nicht gestattet. Es können ggf. Hallenpfeiler und andere feste Einbauten in der gemieteten Präsentationsfläche enthalten sein. Der Kostenbeitrag wird nach dem genauen Aufmaß der zugeteilten Präsentationsfläche berechnet. Vorhandene Vorsprünge, Pfeiler, Installationsanschlüsse und sonstige feste Einbauten berechtigen nicht zu einer Minderung des Beteiligungspreises oder sonstiger Kosten.
2. Die Arbeiten für Standaufbauten müssen eine halbe Stunde vor Veranstaltungsbeginn abgeschlossen sein, damit die Abnahme und die Belehrung der Feuerwehr vor Veranstaltungsbeginn erfolgen kann. Verstößt ein Teilnehmer gegen diese Bestimmung, kann der Veranstalter ihm eine Strafgebühr in Höhe von 200,00 EUR netto in Rechnung stellen.
3. Mit den Arbeiten für den Abbau der Präsentationsfläche darf erst nach Veranstaltungsende (oder auf Genehmigung des Veranstalters) begonnen werden. Verstößt ein Teilnehmer gegen diese Bestimmung, kann der Veranstalter ihm eine Strafgebühr in Höhe von 200,00 EUR netto in Rechnung stellen.

10. Foto- und Videoaufnahmen

1. Die Anfertigung on Bildmedien (z. B. Fotografie, Film) ist nur dem Veranstalter und vom Veranstalter zugelassenen Dienstleistern und Teilnehmern gestattet. Mit Anmeldung bzw. Teilnahme an den WIK-Events willigen Teilnehmer zur Anfertigung und Veröffentlichung von Bildmaterialien ein. Diese können im Zusammenhang mit der Veranstaltung auf und in den Websites, Social-Media-Kanälen und Medien des Veranstalters veröffentlicht werden. Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung stellt Art. 6 Abs. 1 a DSGVO dar. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über das online Kontaktformular widerrufen werden. Bei der Veröffentlichung von Printmedien ist die Widerrufsmöglichkeit auf den Zeitpunkt der Drucklegung beschränkt. Der Teilnehmer verzichtet auf Ansprüche aus dem Urheberrecht.
    

11. Betriebssicherheit, Technische Sicherheitsbestimmungen und Vorschriften

1. Der Teilnehmer ist verpflichtet bei gesetzlich genehmigungspflichtigen Vorgängen (z. B. Getränkeausschank, musikalische Vorführungen), diese Genehmigungen selbst und auf eigene Rechnung einzuholen sowie die Vorgänge dem Veranstalter mindestens einen (1) Monat vor Veranstaltungsbeginn anzuzeigen. Sind diese Vorgänge Teil des Stand- bzw. Marketingkonzeptes, sind diese vorher vom Veranstalter genehmigen zu lassen. Allgemeine akustische und optische Vorführungen müssen genehmigt sein und dürfen nicht unangemeldet durchgeführt werden. Es darf keine Art der Vorführungen in den Gängen stattfinden.
2. Exponate und Ausstattungen der Teilnehmer, die ein höheres Gefahrenpotenzial aufweisen (z. B. nicht schwer entflammbare Medien und Stoffe, Flüssigkeiten, Öle), sind vom Veranstalter mindestens einen (1) Monat vor Beginn der Veranstaltung genehmigen zu lassen. Der Veranstalter kann nicht genehmigte Ausstellungsgegenstände und Standbauten ohne Anspruch auf Rückerstattung der Standmiete oder Schadenersatz ändern oder entfernen lassen, ggf. auf Kosten des Teilnehmers. Der Teilnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Veranstalter sowie dessen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen, weiterhin ebenfalls als Veranstalter bezeichnet, alle gesetzlichen, polizeilichen und baupolizeilichen Feuerschutz-, Unfallverhütungs-, gewerbebehördlichen und sonstigen Vorschriften einzuhalten.

Werden einzelne Bestimmungen der ATB unwirksam, so bleiben die übrigen Bestimmungen weiterhin rechtsgültig.

Fassung vom 07.08.2024